Privacy Policy

1. Data controller

The data controller for personal data processed through the StayHelp service is Touch Informatica (contact: info@stayhelp.app). This policy explains how we collect, use and protect personal data of account holders and, where applicable, of guests who interact with our customers' bots.

2. What we collect

Account data: name, email address, password hash, language, timezone, Stripe customer ID, Telegram user ID once you claim your bot.
Bot configuration: encrypted Telegram bot token, knowledge base entries, rooms list, welcome message.
Guest interactions: chat messages exchanged between guests and the bot, detected guest language, timestamps. These are stored on behalf of our customer (the property owner).
Technical data: IP address of web requests, browser user agent, session cookies, minimal server logs for troubleshooting.

3. Why we collect it (legal basis)

We process account and bot data to provide the service (performance of contract, GDPR Art. 6(1)(b)). We process guest messages on our customers' behalf as a processor. We process minimal technical logs for security and troubleshooting (legitimate interest, GDPR Art. 6(1)(f)). We send transactional emails (signup confirmation, billing notices) under the same contractual basis. We do not use your data for advertising or sell it to third parties.

4. How long we keep it

Account and billing data are kept for the duration of your subscription and for up to 7 years after termination where required by tax and accounting laws. Guest conversation data is retained for 90 days by default and then deleted (customers can shorten this in Settings). Server logs are kept for 30 days.

5. Third-party processors

To operate the service we rely on the following sub-processors: Telegram (messaging infrastructure), Stripe (payments, PCI-DSS certified), DeepSeek (AI model for classification and answer generation), SMTP2GO (transactional email delivery), and a European cloud infrastructure provider for hosting and database. Processing agreements are in place with each provider. An up-to-date list is available on request.

6. Cookies

Nous utilisons deux types de cookies. Strictement nécessaires : un cookie de session pour vous garder connecté, un jeton CSRF pour la sécurité des formulaires et un cookie de préférence de langue — toujours actifs, sans consentement. Analytics (Google Analytics) : chargé uniquement si vous acceptez via la bannière cookies affichée à la première visite. Les données sont anonymisées (IP masquée) et utilisées seulement pour mesurer l'usage agrégé du site. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via "Paramètres cookies" dans le pied de page. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni cookies de suivi entre sites.

7. Your rights

Under the GDPR you have the right to: access your personal data; correct inaccurate data; request deletion ("right to be forgotten"); restrict or object to processing; receive your data in a portable format; lodge a complaint with your data protection authority (in Italy: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it). To exercise these rights, email us at info@stayhelp.app.

8. International transfers

Our primary infrastructure is hosted in the European Union. Some sub-processors (notably Telegram, Stripe, DeepSeek) may process data outside the EU. Where they do, we rely on standard contractual clauses or adequacy decisions approved by the European Commission.

9. Security

We encrypt Telegram bot tokens at rest using AES-256. Passwords are hashed with BCrypt. All connections to our web and API endpoints use TLS. Access to production data is limited to authorized personnel.

10. Children

The service is intended for business users (B&B and hotel operators). It is not directed at children under 16. If you believe a child has provided us with personal data, contact us and we will delete it.

11. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Material changes will be announced by email to the account owner at least 30 days in advance.

12. Contact

For any privacy question or to exercise your rights, email us at info@stayhelp.app.

13. Marketing direct (courrier postal B2B) — intérêt légitime

Responsable: Touch Informatica Srls, TVA IT02431740683, Strada Statale 16 BIS MARE 94, 65010 Spoltore (PE) Italie, PEC: touchinformatica@pec.it.

Finalité: envoi de courriers postaux (lettres commerciales) à des hébergements existants (hôtels, B&B, gîtes, agritourismes, locations courte durée) pour promouvoir le service StayHelp.

Catégories de destinataires: propriétaires ou représentants légaux d''hébergements opérant dans l''Union européenne.

Catégories de données: nom commercial et adresse postale. Pas de téléphones personnels, pas d''email, pas de données comportementales ni de profilage.

Source des données: annuaires publics d''hébergements (registres du commerce, portails publics tels que Booking.com / Airbnb / Tripadvisor dans leurs sections B2B, sites officiels des établissements).

Base juridique: intérêt légitime au sens de l''art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Une analyse d''équilibre (LIA) a été réalisée.

Fréquence: au maximum une ou deux lettres par an et par destinataire.

Conservation: les adresses sont conservées uniquement le temps nécessaire aux envois prévus puis supprimées; les oppositions sont insérées dans une liste de suppression permanente.

Comment s''opposer: à tout moment, gratuitement:
· en envoyant un email à privacy@touchinformatica.it avec le nom et l''adresse de l''établissement, OU
· en envoyant une lettre à l''adresse du responsable.

Autres droits: accès, rectification, suppression, limitation, réclamation auprès de la CNIL (section 7).

Pas de cession à des tiers: les adresses ne sont ni vendues ni partagées.